L’existència del document és paral·lela a la de l’escriptura ja que, precisament, aquesta necessita d’un suport sobre el qual materialitzar-se. Una altra qüestió és la qualitat més o menys efímera d’aquest suport i, en conseqüència, del document. Un fet que dependrà en bona mesura del factor tecnològic i que ens ha dut des del suport lapidari fins a l’electrònic, passant pel pergamí i el paper entre d’altres, superant alhora també el concepte de document assimilat a informació textual.
Fotografies, pel·lícules, vídeos, gravacions sonores, documents escrits sobre paper, els missatges de WhasApp... tots constitueixen fonts documentals que són objecte de l’arxivística en tant que han estat creats, rebuts o aplegats com a resultat l’activitat d’una persona, d’una entitat, d’una empresa, d’una administració pública... És precisament això el que ens permet diferenciar un llibre o una revista, per exemple, d’un document d’arxiu.
Si bé és cert que del llibre n’existeix un original creat per l’autor, el que trobem a la biblioteca és el resultat d’una producció seriada. El mateix llibre el podem trobar a casa nostra, a casa d’un amic o la biblioteca pública.
En canvi, el nostre contracte de treball, els rebuts de l’electricitat o de l’aigua de casa nostra, per exemple, són únics. Solament existeixen en tant que s’ha establert una relació entre nosaltres i els actors amb els quals hem contractat. Igualment, l’exemplar que aquests actors guarden, solament existeix i té raó de ser en quan han establert una relació a la inversa amb nosaltres. És per això que els documents d’arxiu tenen aquest caràcter d’únics i són reflex directe de l’activitat personal, empresarial, institucional. I esdevenen un instrument informatiu de gran valor per a la recerca històrica, tot i que no de manera exclusiva, ja que també poden ser objecte d’estudi des d’altres disciplines.
No tots els documents que es conserven en l’àmbit personal, empresa, administració, etc. es troben classificats i ordenats, però això no nega l’existència d’arxiu. De fet podem afirmar que en la nostra societat és quasi impossible sostreure’s del document. I això era així fins i tot en temps en els quals eren poques les persones que sabien llegir i escriure. No cal que els autors d’un document siguem nosaltres per trobar-hi informació que s’hi refereix. I tampoc no cal que siguem els titulars dels document. Així succeeix quan un neix i és inscrit al Registre Civil; o quan apareixem inscrits al cens electoral. I podríem seguir amb molts altres exemples.
Avui sentim parlar sovint del Big Data i de com la suma de petites referències sobre la nostra activitat permeten definir un perfil amb el qual se’ns identifica. Quelcom de semblant succeeix amb els documents, malgrat que moltes vegades es tendeix a parlar de documents qualificats d’importants.
Cert que n’hi ha que per les seves característiques i pels fets dels quals són testimoni, tenen especial rellevància. Però hi ha milers i milers de dades, aparentment intranscendents, que degudament recopilades i tractades, fan possible reconstruir fets, pensaments, actituds, valors, de persones i de les societats que ens han precedit, encara que els protagonistes no siguin autors dels documents.
Això mateix justifica que més enllà de descobrir fonts documentals inèdites, la recerca històrica també reprengui la lectura i l’anàlisi de documents que ja van ser estudiats anteriorment per altres historiadors. I que de nous estudis se’n derivin noves dades i interpretacions.
Els propis valors de l’investigador condicionen la investigació. Un clar exemple n’és la presència de la dona en els estudis històrics. Invisible sovint a les fonts documentals en comparació amb la presència masculina, ha estat un canvi en la mirada als documents el que lentament la situa en el lloc que li correspon com a coprotagonista de la història.